Загрузка подразделений
Сроки и плановая трудоёмкость работ показывают занятость инженеров. Учитываем параллельные проекты, рабочие календари и доступное время команды. Чтобы показывать фактическую загрузку, нужен согласованный учёт трудозатрат.
13FOX / Системы для проектного бюро
Разработка CRM для проектной организации
Свяжем запрос заказчика, договор, работу команды и выдачу комплектов в одной системе.
Для директора бюро, руководителя проектов и ГИПа. Мы проектируем систему, в которой видно: что обещано по договору, кто ведёт стадию и какую версию передали заказчику.
Наш опыт: Malling, интеграции с Битрикс24 и amoCRM; CentreVisa, заявки и статусы.
Условия договора
рядом с проектом
Исполнители и сроки
по стадиям и разделам
Каждая выдача
с версией и историей
01 / Связать продажи и выполнение
После договора
начинается работа
проектной команды
В сделке менеджер согласовал состав работ и срок. Дальше руководитель переносит условия в план, ГИП назначает ответственных, бухгалтер ведёт оплаты, а версии комплектов остаются в папках и письмах. Изменение задания приходится сверять во всех этих местах.
Мы предлагаем разделить сущности: воронка отвечает за запрос и переговоры, договор фиксирует обязательства, проект объединяет работы, стадия содержит свой состав, сроки и ответственных. Связи позволяют вернуться от выданного комплекта к условиям, на которых его подготовили.
Для архитектурного бюро и инженерной компании состав стадий может различаться. Мы берём названия и правила из ваших договоров и процесса, затем согласуем их с руководителем проекта.
02 / Один проект от входа до выдачи
От запроса
до выдачи комплекта
Ниже пример предлагаемого процесса. Это демонстрация связи данных; состав стадий, разделов и правила приёмки определяем для вашего бюро.
- 01
Запрос
Менеджер фиксирует заказчика, исходные данные и состав задания. Письма связываем с обращением.
Результат: согласованный объём для предложения - 02
Договор
Сохраняем состав работ, сроки, график платежей и ссылки на документы. Руководитель подтверждает основу проекта.
Результат: обязательства доступны команде - 03
Проект и стадии
Система создаёт связанные работы. ГИП назначает ответственных по разделам и проверяет плановую загрузку.
Результат: видно, кто и когда готовит комплект - 04
Выдача
Ответственный выбирает проверенную версию и фиксирует адресата, канал и дату передачи. Историю сохраняем.
Результат: заказчик получает определённый комплект
Концепт карточки / данные примераПроект А · Договор Д-01
Связанная работа
Стадия по договору
- Состав
- Раздел АР
- Ответственный
- Руководитель раздела
- Проверяет
- ГИП
Журнал передачи
v2Комплект АР
Ссылка на версию в хранилище
Ссылка на версию в хранилище
Запись выдачи: комплект, версия, отправитель, получатель, дата и канал. Замечания заказчика привязываем к этой записи.
v1 остаётся в истории → v2 передана заказчику
03 / Что видит руководитель
План, изменения
и деньги
в контексте работ
Мы собираем интерфейс вокруг решений, которые принимает руководитель. Поля и отчёты согласуем на примере одного проекта.
Изменение задания и допработы
Фиксируем инициатора, изменившийся состав, оценку трудоёмкости и влияние на сроки. После решения ответственного связываем изменение с нужными работами и документом-основанием. Первоначальные условия сохраняем в истории.
Платежи по договору
Разделяем ожидаемый платёж, фактическое поступление и приёмку работ. Связываем их по согласованным правилам. Бухгалтерский учёт остаётся в учётной системе; статус оплаты в CRM получает данные из выбранного источника.
04 / Границы систем
Как связать CRM,
проектный модуль и хранилище
CRM
Заказчик, запрос, переписка, предложение и сделка. Проверяем возможности действующей платформы и связи с договором.
Проектный модуль
Состав работ, стадии, разделы, исполнители, загрузка, изменения и журнал выдачи. Здесь предлагаем собственную логику, если штатной недостаточно.
Хранилище / CDE
Файлы, модели и версии остаются в согласованном хранилище. CDE, среда общих данных, требует своих правил работы с документацией. В CRM передаём ссылки и статусы в пределах доступного API.
Обмен с 1С, почтой и хранилищем
До оценки мы проверяем конфигурацию учётной системы, доступные методы, права и сетевой контур. Для контрагента, договора, платежа и ссылки на комплект определяем источник данных и направление передачи. Служебный обмен размещаем в согласованном контуре.
Если передача не прошла, сотрудник видит ошибку и время последнего успешного обновления. После исправления проверяем ту же запись и повторную передачу. Изменение прав в хранилище должно учитываться при доступе к файлу по ссылке.
Проверка BIM-моделей, координация коллизий, электронная подпись и юридически значимая приёмка требуют отдельного задания. Журнал выдачи фиксирует передачу; статус приёмки меняется по согласованному основанию.
05 / Выбор объёма разработки
Проверим три варианта
на вашем сценарии
Один договор с несколькими стадиями и повторной выдачей покажет, где хватает настройки, а где нужны новые связи и интерфейс.
Настройка готовой CRM
Подходит, если платформа уже поддерживает нужные сущности, права и задачи. Настраиваем поля, связи, шаблоны и правила. Проверяем ограничения выбранной редакции.
CRM + проектный модуль
Сохраняем продажи в CRM, добавляем стадийный план, загрузку и журнал комплектов. Оцениваем обмен, единые идентификаторы и переходы между интерфейсами.
Собственная система
Предлагаем, когда критичные связи и права не укладываются в действующие решения. В смету входят интерфейсы, перенос данных, поддержка, резервирование и развитие.
Архитектуру и состав сметы разбираем подробнее: CRM проектного бюро: продажи и управление проектом ↗
06 / Первая версия
Начнём с одного проекта.
Пройдём его вместе
с командой.
Мы предлагаем пилот на одном типе договора. В него входят запрос, договор, проект со стадиями, ответственные, плановые сроки и базовый план загрузки. Добавляем учёт согласованных изменений, ссылки на комплекты и журнал выдачи. Обмен с учётом включаем в согласованном объёме.
Миграцию всего архива, сложное ресурсное планирование и клиентский кабинет оцениваем отдельно после пилота. Директор утверждает границы, ГИП проверяет процесс, представители подразделений и бухгалтерии сверяют свои данные.
Что проверяем при приёмке
- Из запроса можно перейти к договору и связанным работам. Один договор допускает согласованную структуру проектов.
- Руководитель видит пересечение назначений и понимает, из каких исходных данных получена загрузка.
- Повторная выдача сохраняет предыдущую версию и её адресата.
- Допработа меняет план после согласования, история исходных условий доступна.
- Если включён обмен с учётом: платёж сопоставлен с договором, повтор передачи не создаёт новую запись в проверяемом сценарии.
- Исполнитель, ГИП и бухгалтер видят только разрешённые сведения. Проверяем также доступ по прямой ссылке.
После пилота передаём описание связей, инструкции по ролям и перечень дальнейших работ. Результат проверяем на согласованных примерах, включая ошибку обмена.
07 / Опыт команды
Наш опыт CRM-интеграций
и сопровождения заявок
Мы разрабатывали CRM-интеграции и сервисы сопровождения заявок. Malling и CentreVisa показывают этот опыт. Решение для проектного бюро проектируем под ваши договоры, стадии и правила выдачи.
CRM-интеграции / реальный проект
Malling
Мы связали инструмент коммуникаций с Битрикс24 и amoCRM. В работе используются контакты, история взаимодействий и сделки из CRM. Этот опыт помогает оценить собственный модуль рядом с готовой платформой.
Рассмотреть кейс Malling ↗
Заявки и сопровождение / реальный проект
CentreVisa
Мы собрали обращения в одной системе. Клиент видит свои заявки в работе и завершённые, обсуждает документы с консультантом в чате заявки. Это пример связи статуса и переписки с конкретным обращением.
Рассмотреть кейс CentreVisa ↗08 / Оценка проекта
Смета следует
за составом работ
Стоимость и срок зависят от числа типов договоров, стадий и ролей, качества исходных данных, интеграций и нужных отчётов. Мы выделяем настройку, разработку модуля, перенос данных, обмен и пилот отдельными работами.
Что подготовить для разбора
Обезличенный пример договора, план стадий, текущую таблицу загрузки и пример выдачи комплекта. Добавьте названия CRM, конфигурации 1С и хранилища. Если документы пока разрознены, начнём с описания процесса.
Что включаем в оценку
Схему связей между запросом, договором, работами и источниками данных, границы первой версии, вариант архитектуры, состав работ и допущения по доступам и переносу. Отдельно обозначаем зависимости от вашей команды и поддержку после запуска.
Получить оценку состава работ09 / До начала работ
Вопросы
проектного бюро
Можно оставить нашу CRM и сетевые папки?
Да, мы сначала проверяем возможности текущих систем. Для папок согласуем идентификацию версии, права и способ ссылки на файл. Если хранилище позволяет перезаписать файл по тому же пути, одной ссылки недостаточно для фиксации выданного комплекта.
Будет ли CRM управлять BIM-моделями?
В базовом объёме CRM хранит контекст договора, работ и выдачи. Профессиональную работу с моделями и координацию ведут профильные инструменты. Интеграцию с CDE оцениваем по её API, правам и правилам публикации версий.
Как учитывать субподрядчиков?
Согласуем состав порученных работ, сроки, результат и права. В первой версии сведения может вести внутренний ответственный. Доступ внешних участников и обмен их документами оцениваем отдельным сценарием.
Как перенести действующие проекты из Excel?
Мы сопоставляем заказчиков, договоры, стадии, исполнителей и ссылки на файлы. Выполняем пробный перенос одного проекта, сверяем связи и согласуем момент переключения. Объём истории определяем до оценки миграции.
Работаете с бюро в Москве и Санкт-Петербурге?
Мы обсуждаем и разрабатываем проекты для компаний в России, включая Москву и Санкт-Петербург. Формат встреч, доступы и участие ответственных со стороны бюро согласуем перед началом работ.
Ваш проект / следующий шаг
Покажите путь
до выдачи комплекта
Мы сравним готовую CRM, проектный модуль и собственное решение на вашем процессе. Для начала достаточно описать один договор, его стадии и текущие системы.