Начните с одной версии предложения
Допустим, сметчик обновил объём работ, менеджер поправил условия оплаты, а руководитель согласовал предыдущий файл. До отправки технико-коммерческого предложения, ТКП, приходится снова вручную сверять весь комплект. Иначе заказчик получит сумму или условия, которые команда ещё не утвердила.
Автоматизацию коммерческих предложений для строительства мы предлагаем начинать с одной версии ТКП. В ней связываем исходную заявку, состав работ, расчёт, источники цен, условия и решение согласующего. По этой связи менеджер видит, какой комплект можно отправить, а сметчик может объяснить его сумму.
Ниже соберём карту расчёта и тест с одной изменяемой вводной. Они помогут определить, какие действия настроить в вашей CRM или 1С, где сохранить сметную программу и когда нужен отдельный модуль. Методика расчёта и правила согласования остаются предметом утверждения вашей команды.
Согласование относится к конкретному составу
Смета раскрывает расчёт стоимости по выбранной методике. ТКП передаёт заказчику предложение подрядчика: что входит в работы, сколько это стоит, при каких условиях и с какими исключениями. В системе мы связываем эти документы номером версии. У каждой версии сохраняем автора, дату, основание изменения и статус.
Например, заказчик прислал новую спецификацию. Создаём следующий рабочий вариант и показываем отличия: изменённые объёмы, позиции, цены и условия. Прежнее решение руководителя остаётся в истории своего варианта. Для нового состава определяем, какие проверки и согласования нужно повторить по правилам компании.
Перед отправкой сохраняем отдельный комплект: документ для заказчика, исходные данные расчёта, использованные цены и правила, версию шаблона и принятые условия. Новый прайс применяется к следующему расчёту. Отправленный комплект остаётся доступен в прежнем виде, даже если сотрудник позже редактирует рабочую смету.
Если расчёт остаётся во внешней программе, одного PDF может быть недостаточно для повторной проверки суммы. Сохраняем исходный файл и сведения о версии программы, базах и настройках, которые влияют на результат. Возможность повторить расчёт проверяем на пилоте; доступ к нужным данным и программам включаем в условия эксплуатации.
Карта расчёта связывает сумму с её основанием
Для первого разбора достаточно одного обезличенного ТКП и расчётной таблицы к нему. Вместе со сметчиком проходим путь от заявки до итоговой суммы. Смотрим, какие значения вводит сотрудник, какие берутся из справочника и какие получаются по утверждённому правилу. Например, для объёма работ указываем исходную спецификацию, для цены ресурса конкретный прайс. Результат оформляем в карту: поле, источник и ответственный.
- Исходная заявка.
Сохраняем: Объект, спецификация, редакция исходного файла, дата получения и границы запроса.
Подтверждает: Менеджер: расчёт относится к нужному запросу заказчика. - Объём работ.
Сохраняем: Позиция, количество, единица измерения, основание объёма и принятые допущения.
Подтверждает: Сметчик или инженер, назначенный вашей командой. - Ресурс и цена.
Сохраняем: Код ресурса или позиции, значение цены, единица, источник и дата; валюта; цена с НДС или без НДС.
Подтверждает: Ответственный за выбранный ценовой источник. - Правила расчёта.
Сохраняем: Редакция методики, применённые коэффициенты и основания, скидки, порядок округления и итоги.
Подтверждает: Владелец методики; разработчик реализует принятое правило. - Условия и исключения.
Сохраняем: Оплата, срок действия предложения, условия выполнения и явно исключённые работы.
Подтверждает: Менеджер и уполномоченные согласующие. - Решение и отправка.
Сохраняем: Версия, решение, сотрудник и дата; отправленный файл, адресат, канал и время отправки.
Подтверждает: Согласующий принимает версию; менеджер фиксирует отправку.
Ценовой источник выбираем для конкретной позиции: это может быть прайс поставщика, учётная система или сметная база. Ссылка на обновляемый прайс со временем перестаёт объяснять старую сумму. Поэтому в версию сохраняем использованное значение и основание, а копию источника храним с учётом прав на его использование.
Если в одном файле ресурс указан за упаковку, а в расчёте за единицу, отдельно описываем правило пересчёта и проверяем его с ответственным. В калькулятор переносим уже принятую методику. Для каждой формулы нужен эталонный пример, с которым сметчик может сверить результат.
Неполный расчёт и новая цена требуют своего решения
Предлагаем задать понятные состояния: «Черновик», «Нужны данные», «На согласовании», «Согласовано», «Отправлено» и «Отозвано». Переходы зависят от правил компании. Например, менеджер может подготовить документ, а скидку за пределами своих полномочий направляет руководителю вместе с причиной и влиянием на итог.
- У позиции нет цены. Показываем, какая строка и какой источник требуют уточнения. Если правила допускают предварительное ТКП, оно получает явно обозначенное условие и отдельный допуск к отправке. Обязательный незаполненный расчёт остаётся заблокирован.
- Цена изменилась перед согласованием. Сотрудник видит дату источника и разницу. По вашему правилу он обновляет рабочую версию либо сохраняет выбранную цену с основанием. Пересмотренный итог проходит нужное согласование.
- Скидка превышает полномочие. Решение принимает назначенный согласующий. При отказе менеджер возвращается к допустимым условиям; попытка и решение остаются в истории.
- Поменялась спецификация. Создаём следующую версию, связываем её с новым исходным файлом и повторяем затронутые проверки. Менеджер видит, что старое согласование относится к прежнему составу.
- Предложение отозвано. Сохраняем документ, причину и запись о том, как уведомили заказчика. Отозванную версию исключаем из доступных для новой отправки.
Руководителю показываем основание решения: разницу состава и суммы, спорную цену, скидку и изменённые условия. Отметка «Согласовано» вместе с этим комплектом позволяет понять, что именно он принял. Внутреннее согласование, подтверждение заказчика и состояние отправки ведём отдельно: у них разные участники и основания.
Проверьте готовый документ 1С до заказа модуля
В 1С:Управление торговлей 8 предусмотрен документ «Коммерческое предложение клиенту». Официальное описание указывает статусы, связь цен и условий с соглашениями, а также создание нового откорректированного предложения на основе предыдущего. Это хороший повод сначала проверить штатный сценарий на вашей версии и настройках.
Предлагаем взять карту расчёта и провести одно предложение в готовой системе. Если строки, условия и порядок работы укладываются в её возможности, в проект входят настройка, шаблон, права и проверки. Отдельно выясняем, как сохранить отправленный комплект и исходные цены: перечисленные функции документа сами по себе ещё не описывают все требования к вашему архиву ТКП.
Собственный модуль рассматриваем, когда нужна особая зависимость объёмов и ресурсов, проверка исключений или маршрут нескольких согласующих. Например, CRM оставляем для сделки и задач, сметную программу для расчёта, а модуль связывает версии и выпускает предложение. Общую работу с объектами, договорами и оплатами разбираем на странице CRM для строительной компании.
В Malling мы сделали отдельный инструмент CRM-коммуникаций рядом с Битрикс24 и amoCRM. Клиентские данные и сделки остаются в CRM, специализированный интерфейс помогает вести кампании. Для подготовки ТКП мы предлагаем так же проверить границу отдельного модуля: какие действия остаются в вашей системе и какой недостающий процесс он берёт на себя.
В статье о готовой и заказной CRM подрядчика показана проверка пути от обращения до исполнения. Здесь первая версия проекта заканчивается сохранением отправленного ТКП.
Обмен с ГРАНД-Сметой начните с одного файла
Если сметчик уже работает в «ГРАНД-Смете», сначала изучаем доступную выгрузку. В официальном учебном курсе «Объекты и сметы» описан экспорт локальной сметы в XML. Для вашего проекта проверяем конкретную версию программы, выбранный формат и фактический состав файла.
Интеграцию CRM с ГРАНД-Сметой предлагаем начать с контролируемой загрузки: сотрудник передаёт файл, система показывает распознанные позиции, объёмы и итог, а сметчик сверяет их с исходным расчётом. До записи определяем соответствие полей, единиц и идентификаторов. Ошибка загрузки должна указать строку и причину, чтобы её можно было исправить.
Один XML-файл ещё не подтверждает автоматический двусторонний обмен. Для него отдельно проверяем доступные интерфейсы, права использования, ограничения программы, повторную загрузку и восстановление после сбоя. Если для пилота достаточно перенести итог и приложить исходную смету, явно оставляем расчёт во внешней программе и сохраняем связь с версией ТКП.
Для цен из 1С назначаем источник истины: какая база и какой справочник задают значение, кто его изменяет и как сотрудник видит актуальность. В предложении сохраняем использованную цену. Новый обмен может дать цену для следующей версии, а ранее отправленный документ продолжает показывать согласованный расчёт.
Проведите пересчёт с одной изменяемой вводной
Приёмочный тест начинается с эталона заказчика. Сметчик подтверждает исходный расчёт и ожидаемый результат изменения по вашей методике. Вместе записываем, какие строки должны измениться, какие сохраняются и какие решения требуется получить заново. Так проверяем смысл пересчёта, а не только итоговую сумму на экране.
Например, в демонстрационном сценарии меняем объём одной работы. По утверждённому правилу могут измениться потребность в ресурсе и зависимые затраты. Условие оплаты останется прежним, если правило не связывает его с объёмом. Ожидаемые изменения заранее указывает сметчик; программа не выбирает методику за него.
- Создать исходную версию, проверить источники и допущения, согласовать её и зафиксировать тестовую отправку.
- Создать следующий рабочий вариант и изменить выбранную вводную. Сравнить строки и итог с эталоном сметчика.
- Проверить статус новой версии и повторное назначение согласований, которые нужны после изменения. Зафиксировать причины расхождений.
- Открыть отправленный комплект первой версии и повторить его проверку по сохранённым данным. Он должен показывать прежние значения и условия.
- Удалить обязательную цену или исходное значение в рабочем варианте. Проверить блокировку отправки и понятное сообщение сотруднику.
- Попробовать согласовать предложение от имени сотрудника без полномочий: система должна отклонить переход и сохранить текущий статус. Затем выполнить разрешённый переход под ролью согласующего.
Результаты сохраняем в протоколе: вводные, эталон, фактическое значение, расхождение, решение и подтверждающий документ. К нему добавляем проверки повторной загрузки, отказа в скидке и отзыва ТКП. Это становится основанием приёмки пилота и списком оставшихся работ.
В пилот включите весь путь до отправки
Для первого пилота предлагаем ограничить тип предложения, набор работ и ценовой источник. При этом пройти путь целиком: вводные, расчёт, исключение, согласование, выпуск документа и сохранение отправленного комплекта. Менеджер должен получить доступный для отправки вариант с понятным статусом, а согласующий увидеть основание своего решения.
В оценке работ отдельно показываем разбор методики, карту данных, настройку или разработку расчёта, шаблон ТКП, роли и согласования, обмен, сохранение версий и приёмку. Лицензии, перенос старых предложений и сопровождение выбранной системы также требуют отдельного решения. Например, перенос старых предложений оцениваем после пробной загрузки и сверки с исходными файлами. Состав уточняем по вашим документам и ограничениям программ.
Подготовьте для разбора:
- Обезличенное ТКП и расчёт к нему с принятыми допущениями.
- Одну изменяемую вводную, источник цен и ожидаемый пересчёт.
- Правила скидок, условий и согласования, список ролей.
- Названия и версии CRM, 1С и сметной программы, назначенного владельца методики.
Для команды в Москве, Санкт-Петербурге или другом городе можем разобрать эти материалы удалённо вместе с коммерческим директором и сметчиком. Сначала оставьте удобный контакт. Затем согласуем канал передачи файлов; уберите из примеров персональные данные, закрытые реквизиты и сведения, которыми нельзя делиться.
Вопросы перед автоматизацией ТКП
Можно оставить расчёт в Excel?
Можно рассмотреть такой пилот, если таблица имеет понятную структуру и утверждённые правила. Проверяем формулы, внешние ссылки, ручные правки и ожидаемый пересчёт. Сохраняем исходный файл каждой принятой версии и определяем, кто отвечает за изменения методики.
Нужно ли переносить всю смету в CRM?
Состав обмена выбираем по действиям сотрудников. CRM может хранить версию, статус, итог и связанные файлы, а расчёт остаётся в сметной программе. Если менеджеру нужно менять позиции и пересчитывать их в CRM, эти функции включаем в проект и проверяем отдельно.
Можно ли отправить ТКП с неизвестной ценой?
Это зависит от правил предложения и требований заказчика. В системе задаём обязательные поля, допустимые предварительные условия и полномочия согласующего. Неполный расчёт, который по вашим правилам нельзя отправлять, остаётся заблокирован.
Что происходит после отзыва предложения?
Документ остаётся в истории со статусом, причиной и сведениями об уведомлении заказчика. Для следующего предложения создаём свою версию и определяем, какие согласования повторить. Требования конкретной закупки и порядок уведомления проверяет ответственный сотрудник вашей компании.
Разберём подготовку одного ТКП
Пришлите обезличенные ТКП, расчет и одну изменяемую вводную. Разберём методику, версионность и согласование; предложим состав пилота и приемочный пересчет.